Erzähl uns, was dich am ersten Tag deines neuen Kollegen im Unternehmen erwartet? Wann und wo (virtuell oder persönlich) beginnt sein/ihr Arbeitstag und wer ist die erste Person, die er/sie trifft?
Regiocom bietet allen neuen Mitarbeitern, unabhängig von ihrer Position, einen so genannten Welcome Day an, der auf die gleiche Weise abläuft. Neue Mitarbeiter/innen werden in die Struktur des Unternehmens eingeführt - wie die internen Abläufe funktionieren, mit wem man von nun an zusammenarbeiten wird, wo sich die verschiedenen Abteilungen befinden, wo man essen und sich ausruhen kann usw. Wir haben auch kleine Willkommensgeschenke, die wir überreichen, das alles geschieht natürlich vor Ort im Büro, da es nicht online gemacht werden kann.
Wie wird dem neuen Kollegen geholfen, sich willkommen und in das Team und die Organisation integriert zu fühlen?
Eine neue Person fühlt sich Teil eines Teams, wenn man ihr Zeit, Aufmerksamkeit und Zuwendung schenkt. Ich bin fest davon überzeugt, dass dies vom ersten Tag an beginnen sollte, besonders in einer Abteilung wie meiner, in der es keine Home-Office-Positionen gibt. Wir arbeiten jeden Tag eng zusammen und freuen uns über jeden neuen Kollegen, der zu uns kommt, denn er wurde speziell ausgewählt und ist nicht ohne Grund hier gelandet.
Abgesehen von den verschiedenen Positionen/Abteilungen, welche Schulungen erhalten die neuen Mitarbeiter?
Die neuen Kollegen in meinem Team, die Trainer und Coaches, sind etwas "außergewöhnliche" Leute, damit meine ich, dass sie vom ersten Tag an gleichzeitig eine leitende Position haben und geschult werden. Diese Schulungen sind auf den Mitarbeiter selbst zugeschnitten, je nach seinen Kenntnissen und Eigenschaften, und dauern zwischen 6 und 9 Monaten.
Wer sind die Beteiligten am Onboarding-Prozess und welche Rolle haben sie?
Die Hauptbeteiligten des Onboarding-Prozesses sind die Trainer/innen. Sie sind die Visitenkarte unseres Unternehmens und leiten den ersten Tag aller neuen Mitarbeiter bei regiocom. Es gab auch schon Tage, an denen ich diesen Tag geleitet habe. Die anderen Beteiligten am Onboarding-Prozess sind natürlich die Recruiter, die mich schon vor dem ersten Arbeitstag bei der Auswahl der richtigen Leute und bei den Vorstellungsgesprächen unterstützt haben, und nicht zuletzt die Personalabteilung, die bei der Auswahl neuer Mitarbeiter für mein Team eine unverzichtbare Rolle spielt.
Welche Hilfsmittel und Ressourcen stehen den neuen Mitarbeitern zur Verfügung, damit sie sich besser anpassen können?
Das wichtigste Werkzeug, das wir ihnen zur Verfügung stellen, ist unsere Erfahrung, die wir bereits haben. Vielleicht ist jetzt auch der richtige Zeitpunkt, um den Unterschied zwischen einem Coach und einem Trainer in unserem Unternehmen zu erklären.
Die Trainer sind für die Erstausbildung der Agenten zuständig. Von da an wird die Unterstützung und Weiterentwicklung der Agenten von den Coaches übernommen. Das bedeutet, dass die beiden Teams sehr gut zusammenarbeiten müssen. Meine Aufgabe ist es nicht nur, ihnen die besten Methoden zu vermitteln, um optimale Ergebnisse zu erzielen, sondern auch zu überwachen, wie ihre individuelle Entwicklung und Schulung voranschreitet. Das mache ich, indem ich meine beiden Teams - Trainer und Coaches - absolut jede Woche zusammenbringe und wir innerhalb von eineinhalb Stunden wichtige Themen besprechen. Außerdem begleite ich jeden Neuankömmling in den ersten zwei Monaten in seinem Lernprozess und investiere meine eigene Zeit, um sie dort zu unterstützen, wo sie Schwierigkeiten haben.
Wie lange dauert der gesamte Onboarding-Prozess in der Regel, einschließlich Vorbereitung und Schulung?
Das Minimum sind 2 Monate - nach diesem Zeitraum können sowohl Trainer/innen als auch Coaches ihre vertraglich vereinbarte Funktion ausüben. Danach beginnt der, nennen wir es mal "Aufpolieren" ihres Profils, was zwischen 6 und 9 Monaten dauert. Das heißt, es dauert fast ein Jahr, bis eine vollständige Profi entwickelt wird - Ausbildung und Investition in den Mitarbeiter, den regiocom übernimmt.
Welchen Herausforderungen begegnet ihr am häufigsten im Onboarding-Prozess und wie geht ihr damit um?
Die größte Herausforderung für uns ist, dass wir einem neuen Kollegen nicht die nötige Einarbeitungszeit geben können, weil die Agenten für ein bestimmtes Projekt sofort Unterstützung brauchen. Wir bewältigen solche Situationen jedoch, indem wir alle Kräfte bündeln.
Wie wird gemessen, ob ein neuer Mitarbeiter bereit ist, sich ins Team einzubringen?
Mit Gesprächen. Die Fragen, die ich stelle, lauten: "Wie geht es dir, wo stehst du, was brauchst du?" Und wenn meine Kollegin oder mein Kollege sagt: "Ich brauche mehr Zeit oder Hilfe bei einem bestimmten Fall", dann bekommt sie oder er genau das.
Welchen Rat würdest du einem zukünftigen Mitarbeiter geben - wie sollte er sich auf seinen ersten Tag in regiocom vorbereiten?
Mit einer klaren Vorstellung davon, was seine Aufgaben sind und wo er sich selbst nach einer Weile sieht.